檔案管理解決方案

第1章  前言

當今經(jīng)濟全球化、社會(huì )網(wǎng)絡(luò )化已經(jīng)成為世界性的一大趨勢，信息技術(shù)的革新正在深刻地改變著(zhù)企業(yè)內部傳統的管理和服務(wù)方式。目前國務(wù)院正在大力推進(jìn)“全國政府系統政務(wù)信息化建設”，要求各級各類(lèi)政府部門(mén)及事業(yè)單位轉變工作職能，加快從傳統的辦公模式向“政務(wù)公開(kāi)及信息共享”方式轉變的步伐。

第2章  概述

2.1項目背景

檔案資料作為一種重要的信息資源，在社會(huì )各行各業(yè)中得到了越來(lái)越多的開(kāi)發(fā)和利用，日益顯示出其重要作用。而依靠人工手段已經(jīng)無(wú)法實(shí)現對大量檔案信息的收集、處理及應用。檔案信息的數字化和網(wǎng)絡(luò )化己成為不可阻擋的趨勢和發(fā)展方向。

從檔案數字化管理的投入使用情況看，越早投入建設，檔案信息資源就會(huì )越早得到利用，檔案管理部門(mén)以及業(yè)務(wù)利用部門(mén)也就會(huì )越早享受檔案信息資源帶來(lái)的良好服務(wù)并從中受益。

自友數字化檔案系統以各級各類(lèi)檔案部門(mén)全面實(shí)施檔案數字化管理為出發(fā)點(diǎn)，完全符合國家檔案局《全國檔案信息化建設實(shí)施綱要》、《檔案管理軟件功能要求暫行規定》和《電子文件歸檔與管理規范》的要求，同時(shí)借鑒并吸收了其他優(yōu)秀軟件的實(shí)際經(jīng)驗，在協(xié)助多家高等學(xué)校、政府部門(mén)和企事業(yè)單位進(jìn)行檔案數字化管理過(guò)程中都得到了高度評價(jià)。

2.2現狀分析

1、實(shí)體檔案情況

檔案部門(mén)保存的檔案資料主要為文書(shū)檔案、設備檔案、科技檔案，目前檔案主要依靠手工錄入EXCEL表格來(lái)進(jìn)行保存管理，遠遠滿(mǎn)足不了檔案目錄的查詢(xún)與電子文件的調取。

2、辦公局域網(wǎng)現狀及軟、硬件設施情況

目前內部辦公局域網(wǎng)運行情況良好，網(wǎng)絡(luò )硬件設施較為完善，具備檔案數字化管理的基本條件。

3、檔案利用分析

目前，學(xué)校內部全部檔案未實(shí)現數字化及信息共享，檔案利用很不方便，部門(mén)間的檔案信息交換也是采用手工方式。但是檔案利用非常頻繁，檔案查詢(xún)工作的繁瑣和滯后遠遠不能滿(mǎn)足對檔案頻繁利用的需求。

2.3 建設步驟

 綜合檔案的現狀和需求，參照相關(guān)企業(yè)檔案數字化的經(jīng)驗做法，我們初步擬出檔案數字化的預期目標如下：

1.將所有紙質(zhì)檔案掃描成電子檔

2.全部實(shí)現網(wǎng)上錄入、整理和查找利用工作，學(xué)校內部各部門(mén)都可以通過(guò)本部門(mén)的用戶(hù)名和密碼登錄到檔案管理系統中，按照系統管理員的授權進(jìn)行檔案著(zhù)錄、整理和檢索。實(shí)現“實(shí)時(shí)歸檔、隨查詢(xún)、隨利用”三同步。將新形成的檔案文件隨時(shí)歸檔，改變手工文件管理的滯后狀況和各部門(mén)文件分散管理狀況。提高檔案文件的時(shí)效性，同時(shí)盡量減少檔案管理人員數據錄入的工作量。

3.將學(xué)校內部現存的紙質(zhì)檔案文件目錄全部錄入數據庫，再將紙質(zhì)文件掃描成圖像文件保存，保持文件在流轉過(guò)程中各種修改痕跡的原文原貌。實(shí)現在內部辦公網(wǎng)上瀏覽查詢(xún)文件目錄并根據權限查看文件掃描全文。

2.4 整體設計

針對上述需求分析和預期目標，我們建議選用數字檔案數字化網(wǎng)絡(luò )管理系統作為檔案數字化管理平臺。該系統具備以下主要功能和特點(diǎn)：

1.系統基于TCP/IP協(xié)議，采用瀏覽器/服務(wù)器（B/S）結構，用戶(hù)不受地域限制，局域網(wǎng)內的任何一臺計算機都可以登錄系統，按照管理員分配的權限進(jìn)行檔案的著(zhù)錄、歸檔和查詢(xún)工作。

2.真正實(shí)現了電子文件全文、圖像、錄音錄像等多媒體檔案的數字化管理?？梢詫?shí)現各種格式的電子文件（word/wps/ppt/txt/html等）、圖紙文件（jpg/bmp/gif/bmp/dwg等）和多媒體文件的上傳、下載、打印及在線(xiàn)點(diǎn)播。

3.全模糊查詢(xún)及精確查詢(xún)并舉，全文高速檢索。系統采用了當今流行的互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎，無(wú)需事先設置查詢(xún)條件，查詢(xún)操作方便快捷?？梢詫θ我庾侄蝺热葸M(jìn)行模糊匹配和精確匹配查找，查全、查準率很高，查詢(xún)速度快，并實(shí)現了全文附件的高速檢索。

4.自動(dòng)檔案信息統計。系統可以對各類(lèi)檔案資料進(jìn)行靈活的統計，并繪出直方圖等各種統計圖表。

5.檔案借閱利用管理。系統實(shí)現了網(wǎng)絡(luò )檔案借閱利用，經(jīng)過(guò)授權的用戶(hù)只需登錄系統就可查閱館藏檔案信息，確定所要借閱的檔案實(shí)體，系統可記錄完整的借閱利用信息，并可進(jìn)行借出檔案實(shí)體的催還和借閱利用信息的統計。

6.系統可以實(shí)現批量上栽功能，把掃描好的合同文件自動(dòng)對應到它的合同目錄中去。如合同還未錄入目錄信息系統將自動(dòng)建立目錄信息，并做好掃描圖象的掛接。

此外，系統功能還包括：檔案鑒定銷(xiāo)毀、輔助組卷、主題詞自動(dòng)標引、自定義著(zhù)錄項目、（自定義）打印格式、數據批量修改、批量刪除、批量復制/移動(dòng)、用戶(hù)賬戶(hù)及權限管理、系統日志管理、系統狀態(tài)控制、數據備份與恢復、服務(wù)器遠程控制等。

2.6 優(yōu)勢及安全策略

1.先進(jìn)實(shí)用的系統架構和平臺

系統采用完全瀏覽器/服務(wù)器（B/S）結構，無(wú)需安裝客戶(hù)端軟件、不限制客戶(hù)端數量。只要在一臺服務(wù)器上安裝了本系統，其他所有的部門(mén)都可以登錄到系統中，根據權限設定瀏覽、著(zhù)錄、查詢(xún)檔案信息，就像訪(fǎng)問(wèn)其他Internet網(wǎng)站一樣方便快捷。瀏覽器/服務(wù)器(B/S)結構作為客戶(hù)端/服務(wù)器(C/S)結構的替代技術(shù)已經(jīng)成為目前各類(lèi)網(wǎng)絡(luò )管理系統的主流技術(shù)。

B/S結構的檔案網(wǎng)絡(luò )管理軟件由于不需要安裝客戶(hù)端，從而大量減少支出。C/S結構的檔案軟件除了要購買(mǎi)服務(wù)器端軟件以外，還要求必須在每個(gè)使用該軟件的用戶(hù)計算機上都要安裝客戶(hù)端軟件，否則就不能使用檔案系統?？蛻?hù)端越多投入的經(jīng)費越多。而且從安裝和維護方面看，C/S構架的軟件客戶(hù)端維護量很大，不便于日常管理，大大限制了檔案信息的應用。

系統后臺數據庫是微軟公司的Microsoft SQL Server 2016，有數據存貯快、安全保密性強、與微軟其他應用程序兼容性高等特點(diǎn)。這是基于Windows開(kāi)發(fā)平臺上最兼容、最普遍的數據庫。

2.方便、準確、快速的查詢(xún)機制和靈活的分類(lèi)方式

系統采用了當今流行的互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎，可以對任意字段進(jìn)行模糊匹配和精確匹配查找，查全查準率達到100%，查詢(xún)速度快，并實(shí)現了全文附件的高速檢索。即使是一個(gè)非專(zhuān)業(yè)人員也能利用通過(guò)人性化的查詢(xún)界面輕松完整的檢索信息。

3.完善的信息安全機制保障

目前常用的網(wǎng)絡(luò )安全手段有：內/外網(wǎng)隔離技術(shù)、加密技術(shù)、身份認證、訪(fǎng)問(wèn)控制、安全路由等，這些技術(shù)對防止非法入侵系統起到了一定的防御作用。防火墻作為一種將內外網(wǎng)隔離的技術(shù)，普遍運用于局域網(wǎng)安全建設中。

我們網(wǎng)絡(luò )服務(wù)器安裝的操作系統為Windows server 2019 DataCenter，操作系統的漏洞、瀏覽器的漏洞和IIS的漏洞對網(wǎng)絡(luò )安全構成了威脅。因此我們在安裝操作系統時(shí)打上了所有升級補丁，堵上了漏洞并且設置了windows登錄密碼。但一定要注意及時(shí)升級。

為了實(shí)現要在整個(gè)局域網(wǎng)內杜絕病毒的感染、傳播和發(fā)作。我們在整個(gè)網(wǎng)絡(luò )可能感染和傳播病毒的地方采取相應的防病毒手段。同時(shí)為了有效、快捷地實(shí)施和管理整個(gè)網(wǎng)絡(luò )的防病毒體系，采取遠程安裝、智能升級、遠程報警、集中管理、分布查殺等多種手段。

此外，本系統自身設計了如下5個(gè)方面的安全防范措施，確保數據安全：

（1）安全通道SSL 128位 加密；

（2）用戶(hù)身份認證和數據授權；

（3）數據庫自動(dòng)定時(shí)備份，確保檔案數據的安全性及可靠性。

（4）系統日志管理，自動(dòng)記錄所有用戶(hù)的操作記錄。

（5）靈活的授權機制。

第3章 項目建設內容

3.1系統設置

3.1.1 機構管理

以樹(shù)形列表展示系統中的所有機構與部門(mén)信息。

3.1.2 用戶(hù)管理

用于管理系統中的所有用戶(hù)信息，包括但不限于啟用用戶(hù)，禁用用戶(hù)，編輯用戶(hù)信息等

3.2 業(yè)務(wù)管理

3.2.1 檔案分類(lèi)

整個(gè)檔案管理系統從目錄的制定根據《歸檔文件整理規則》（DA/T22）規范，可以幫助用戶(hù)靈活設置檔案分類(lèi)，滿(mǎn)足用戶(hù)多層級的檔案管理需要。

3.2.2 檔案庫管理

整個(gè)檔案管理系統的核心功能，根據權限設置案卷信息與文件信息，對于沒(méi)有權限的檔案，可以在此申請借閱。

檔案庫列表:按照樹(shù)形列表方式展示案卷信息與對應案卷信息下的文件信息，同時(shí)展示相關(guān)案卷與文件信息下的文件個(gè)數。

案卷信息編輯功能，用于維護案卷信息基本信息，包括但不限于信息分類(lèi)號、全宗號、保管期限、密級等。

文件信息編輯功能，用于編輯文件摘要信息，，包括但不限于信息分類(lèi)號、全宗號、保管期限、密級等，同時(shí)可以根據附件題名維護文件附件信息。

文件附件信息維護列表，用戶(hù)維護對應文件摘要信息下的文件。

文件預覽列表，查看某案卷或文件摘要信息下的所有文件附件信息，同時(shí)可以根據權限進(jìn)行下載與預覽(高級版)等操作。

3.2.3 檔案編研

設置檔案庫的相關(guān)信息，協(xié)助管理人員更方便的查找檔案信息。

3.2.4 檔案鑒定

檔案管理員在固定的日期進(jìn)行存檔,存檔時(shí)核對檔案袋內的信息與封皮記錄是否一致。將記錄一致的文檔分部門(mén)進(jìn)行保管。對不一致的部分退回讓其重新整理。直至所有部門(mén)歸檔完畢,并對特殊情況進(jìn)行標記。并且鑒定所屬檔案密級碼：公開(kāi)，內部使用，秘密，機密，絕密。

3.2.5 檔案授權

以角色為維度，設置不同角色的檔案權限，分級授權，逐級管理。

同時(shí)為了提高用戶(hù)體驗與簡(jiǎn)化操作復雜度，可對某一檔案分類(lèi)進(jìn)行”一鍵授權”，進(jìn)行一鍵授權后的目錄，可以同時(shí)獲取”可讀權限”，”可寫(xiě)權限”與”可下載權限”。

3.2.6 參數設置

靈活控制系統業(yè)務(wù)走向，滿(mǎn)足不同用戶(hù)的檔案管理需要。

如參數”QX002”，當該參數開(kāi)啟時(shí)，則即使案卷信息或文件摘要信息的密級為公開(kāi)，也仍然需要按照授權機制進(jìn)行授權訪(fǎng)問(wèn)，否則不可訪(fǎng)問(wèn)。

3.2.7 檔案借閱

不同人員借閱檔案使用不同流程，檔案分為單位人員借閱，單位外部人員借閱需要審核，批準，借閱登記，歸還日期等。同時(shí)可以查看當前登陸者的所有借閱信息。

查看所有待審核檔案借閱記錄并對申請進(jìn)行審核。獲得通過(guò)后的申請信息，可讓申請人獲取對應申請的檔案信息對應權限。

用于查看當前登錄人員所有的借閱信息及審核情況。

3.2.8 訪(fǎng)問(wèn)記錄

查看系統檔案訪(fǎng)問(wèn)記錄，詳細記錄人員通過(guò)何種權限訪(fǎng)問(wèn)何種檔案記錄情況。